黑龍江省財(cái)政廳關(guān)于印發(fā)《黑龍江省政府采購(gòu)檔案管理辦法(暫行)》的通知(黑財(cái)采〔2006〕11號(hào))

各行署、市、縣財(cái)政局，省直各單位，省政府采購(gòu)中心及各采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)：

為加強(qiáng)黑龍江省政府采購(gòu)檔案管理，保證政府采購(gòu)檔案的完整和規(guī)范，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》，省財(cái)政廳制定了《黑龍江省政府采購(gòu)檔案管理辦法（暫行）》，現(xiàn)印發(fā)給你們，并提出如下要求，請(qǐng)一并遵照?qǐng)?zhí)行。

一、要高度重視政府采購(gòu)檔案管理工作，市（地）級(jí)財(cái)政部門(mén)和省級(jí)主管部門(mén)可結(jié)合工作實(shí)際制定具體實(shí)施細(xì)則，并報(bào)省財(cái)政廳備案。

二、各市縣、省直各單位和政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要抓緊落實(shí)本辦法的各項(xiàng)要求，省政府采購(gòu)辦將在適當(dāng)時(shí)機(jī)對(duì)相關(guān)單位的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查。

三、各部門(mén)、單位和政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，進(jìn)一步增強(qiáng)規(guī)范意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，提高政府采購(gòu)檔案管理水平。

執(zhí)行中遇到的問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)反饋給省財(cái)政廳。

二OO六年十一月六日

黑龍江省政府采購(gòu)檔案管理辦法（暫行）

第一章　總則

第一條　為加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條　黑龍江省政府采購(gòu)檔案管理適用本辦法。

第三條　政府采購(gòu)檔案是指政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同媒質(zhì)載體的記錄。

第四條　政府采購(gòu)檔案是反映政府采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄。政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在管理、組織實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購(gòu)檔案，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者擅自銷毀。

第二章　政府采購(gòu)檔案的內(nèi)容

第五條　政府采購(gòu)檔案具體包括：

（一）政府采購(gòu)計(jì)劃文件

1、采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)表；

2、委托采購(gòu)協(xié)議書(shū)或合同；

3、采購(gòu)預(yù)算和資金構(gòu)成；

4、采購(gòu)需求清單或需求說(shuō)明和資料，包括變更采購(gòu)方式申請(qǐng)意見(jiàn)。

（二）政府采購(gòu)前期準(zhǔn)備及招標(biāo)文件

1、采購(gòu)計(jì)劃登記單；

2、變更采購(gòu)方式申請(qǐng)的批復(fù)意見(jiàn)；

3、采購(gòu)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單，不包括評(píng)審專家；

4、供應(yīng)商抽取名單；

5、標(biāo)前會(huì)會(huì)議紀(jì)要；

6、采購(gòu)人對(duì)招標(biāo)文件的確認(rèn)記錄；

7、招標(biāo)文件，包括有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等；

8、供應(yīng)商領(lǐng)取招標(biāo)文件的記錄；

9、已發(fā)出招標(biāo)文件的澄清或修改的文件；

10、招標(biāo)投標(biāo)信息公告所刊登的媒體記錄和有關(guān)負(fù)責(zé)人審批件；

11、供應(yīng)商的考察情況報(bào)告或資格審查情況報(bào)告；

12、項(xiàng)目標(biāo)底或預(yù)算。

（三）政府采購(gòu)開(kāi)標(biāo)文件

1、投標(biāo)文件正本及投標(biāo)聲明，包括有關(guān)文件、資料等；

2、在投標(biāo)截止時(shí)間前，投標(biāo)人對(duì)遞交的投標(biāo)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；

3、接受供應(yīng)商投標(biāo)的記錄；

4、開(kāi)標(biāo)一覽表；

5、公證文書(shū)；

6、開(kāi)標(biāo)過(guò)程有關(guān)記錄，包括采購(gòu)項(xiàng)目樣品送達(dá)記錄；

7、開(kāi)標(biāo)過(guò)程中其他需要記載的事項(xiàng)。

（四）政府采購(gòu)評(píng)審文件

1、抽取評(píng)審專家審批單和評(píng)審專家簽到表；

2、評(píng)標(biāo)委員會(huì)名單及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)察、監(jiān)督人員名單；

3、評(píng)標(biāo)委員會(huì)工作文件和有關(guān)資料，如評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)細(xì)則、評(píng)標(biāo)紀(jì)律等；

4、工作人員對(duì)評(píng)審過(guò)程的記錄 ；

5、評(píng)審專家評(píng)審記錄及格式文本；

6、供應(yīng)商的書(shū)面澄清；

7、需要考察的采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)審報(bào)告；

8、廢標(biāo)報(bào)告及處理意見(jiàn)；

9、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)察、監(jiān)督人員簽字記錄。

（五）政府采購(gòu)中標(biāo)文件

1、中標(biāo)侯選供應(yīng)商排序表；

2、采購(gòu)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的授標(biāo)建議的審定意見(jiàn)；

3、依法變更采購(gòu)結(jié)果的記錄；

4、中標(biāo)、成交通知書(shū)；

5、采購(gòu)結(jié)果公告記錄。

（六）政府采購(gòu)合同文件

1、政府采購(gòu)合同，包括依法補(bǔ)充、修改、中止或終止合同等相關(guān)記錄；

2、采購(gòu)人或中標(biāo)供應(yīng)商擅自中止或終止政府采購(gòu)合同的記錄。

（七）政府采購(gòu)驗(yàn)收及結(jié)算文件

1、政府采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收單或接受履行報(bào)告；

2、采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)算或預(yù)付款通知書(shū)；

3、發(fā)票原件、復(fù)印件及附件或黑龍江省單位往來(lái)資金結(jié)算票據(jù)復(fù)印件；

4、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單；

5、委托政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目完成報(bào)告單；

6、項(xiàng)目驗(yàn)收方案等工作文件和有關(guān)資料；

7、項(xiàng)目驗(yàn)收、抽查報(bào)告和有關(guān)資料；

8、驗(yàn)收、抽查結(jié)果處理意見(jiàn)。

（八）其他文件

1、評(píng)標(biāo)報(bào)告；

2、爭(zhēng)議或糾紛處理結(jié)果；

3、供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過(guò)程記錄及答復(fù)；

4、供應(yīng)商投訴書(shū)、投訴處理有關(guān)文書(shū)、投訴處理決定；

5、其它需要存檔的資料。

上述內(nèi)容如全部涉及則應(yīng)按要求全部列示，如只涉及部分內(nèi)容，則列示涉及部分內(nèi)容

第三章　政府采購(gòu)檔案歸集

第六條　政府采購(gòu)合同簽訂后，一般應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)，由責(zé)任人將該計(jì)劃的全套文件材料進(jìn)行收集整理。因故不能按期整理的，應(yīng)由責(zé)任人做出書(shū)面說(shuō)明，檔案管理人員應(yīng)定期催辦。

第七條　整理的檔案應(yīng)包括該計(jì)劃的全部文件材料和記錄，包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等載體的各類文件材料。采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料，可作為輔助檔案資料保存，有關(guān)單位應(yīng)建立健全監(jiān)控系統(tǒng)音像資料的使用管理制度，以滿足監(jiān)管工作的實(shí)際需要。

第八條　政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）政府采購(gòu)檔案的內(nèi)容符合要求，規(guī)范統(tǒng)一；

（二）采購(gòu)操作中形成的文件材料齊全完整；

（三）必須是原始件的，不可用復(fù)印件替代；

（四）文件材料中的簽名、印鑒手續(xù)齊全；

（五）首頁(yè)有“政府采購(gòu)檔案目錄”；

（六）整理的政府采購(gòu)檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。

第九條　政府采購(gòu)檔案不符合要求的，責(zé)任人應(yīng)盡快補(bǔ)齊相應(yīng)材料，保證檔案的完整、真實(shí)、有效。

第十條　政府采購(gòu)檔案需要補(bǔ)齊時(shí)，由相應(yīng)責(zé)任人整理有關(guān)文件材料，說(shuō)明補(bǔ)齊原因及有關(guān)信息。檔案管理人員審核無(wú)誤后，歸入原檔案統(tǒng)一管理。

第四章　政府采購(gòu)檔案的管理

第十一條　政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)依法做好政府采購(gòu)檔案管理工作，指定專人負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案的管理并建立崗位責(zé)任制度。

第十二條　檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)歸檔檔案的管理，在政府采購(gòu)合同簽訂、交付驗(yàn)收和結(jié)算完成后，按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證政府采購(gòu)檔案的標(biāo)識(shí)清晰有效，確保政府采購(gòu)檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

第十三條　政府采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，并保證貯存場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

第十四條　政府采購(gòu)檔案管理人員發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。

第十五條　采購(gòu)人或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門(mén)。

第十六條　政府采購(gòu)檔案按照年度編號(hào)順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購(gòu)工作流程排列。

第十七條　政府采購(gòu)檔案文件材料用紙規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙。大型工程圖紙、設(shè)計(jì)效果圖、光盤(pán)、磁盤(pán)等無(wú)法裝訂成冊(cè)的可在檔案中統(tǒng)一編頁(yè)，單獨(dú)保存。檔案包裝應(yīng)使用無(wú)酸卷皮卷盒。

第十八條　政府采購(gòu)檔案的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少十五年。

采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料的保存期限，由市（地）及以上財(cái)政部門(mén)按實(shí)際監(jiān)管工作需要確定。省本級(jí)的保存期限不少于三個(gè)月。

第五章　政府采購(gòu)檔案的使用和銷毀

第十九條　查閱、復(fù)印政府采購(gòu)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《政府采購(gòu)檔案查閱/復(fù)印登記表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或檔案管理人員審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員抽調(diào)檔案，交查閱人查閱；需復(fù)印的，由檔案管理人員按指定頁(yè)碼復(fù)印。

第二十條　外借政府采購(gòu)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《政府采購(gòu)檔案外借登記表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理外借手續(xù)，外借時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)三天。

外借檔案返還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按外借時(shí)登記的內(nèi)容核查檔案，并辦理返還手續(xù)。

第二十一條　檔案使用者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。

第二十二條　保管期滿的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見(jiàn)，并登記造冊(cè)；

（二）銷毀意見(jiàn)應(yīng)報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，同時(shí)報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案；

（三）銷毀政府采購(gòu)檔案時(shí)，應(yīng)邀請(qǐng)同級(jí)政府采購(gòu)管理部門(mén)人員參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷；

（四）銷毀政府采購(gòu)檔案前，銷毀單位和參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷人員，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)銷毀的檔案，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名。

第六章　監(jiān)督檢查

第二十三條　各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二十四條　采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極配合政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)其政府采購(gòu)檔案的檢查。

第二十五條　政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)及其工作人員違反本辦法，依法追究其責(zé)任。

第七章　附則

第二十六條　本辦法有關(guān)概念含義如下：

（一）采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，是指集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)和政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)。

（二）項(xiàng)目，是指所有政府采購(gòu)項(xiàng)目。

（三）采購(gòu)預(yù)算和資金構(gòu)成，如省本級(jí)要求采購(gòu)人提供的預(yù)算單位用款計(jì)劃申報(bào)表或黑龍江?。ㄊ〖?jí)）自籌資金集中采購(gòu)項(xiàng)目資金到賬承諾書(shū)。

（四）招標(biāo)，是指所有采購(gòu)方式。

（五）媒體記錄，是指報(bào)刊、雜志復(fù)印件和網(wǎng)頁(yè)打印件。

（六）供應(yīng)商的考察情況報(bào)告或資格審查情況報(bào)告，是指邀請(qǐng)招標(biāo)的資格預(yù)審和個(gè)別采購(gòu)項(xiàng)目的前期考察。

（七）評(píng)標(biāo)報(bào)告，是指公開(kāi)招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)。

第二十七條　本辦法由黑龍江省財(cái)政廳負(fù)責(zé)解釋。

第二十八條　各市、縣財(cái)政部門(mén)可根據(jù)本辦法并參照省本級(jí)政府采購(gòu)檔案目錄制定具體實(shí)施辦法，同時(shí)報(bào)省財(cái)政廳備案。

第二十九條　本辦法自二OO七年一月一日起施行。

附件：

1.黑龍江?。ㄊ〖?jí)）政府采購(gòu)檔案目錄（略）

2.黑龍江?。ㄊ〖?jí)）政府采購(gòu)檔案查閱/復(fù)印登記表（略）

3.黑龍江?。ㄊ〖?jí)）政府采購(gòu)檔案外借登記表（略）